Digitalisierung in Unternehmen bietet die Chance, Prozesse zu verbessern und effizienter zu gestalten. Verschiedene digitale Mittel helfen dabei. Eins davon ist Robotic Process Automation (RPA). Was RPA ist, wie man es einsetzt und damit Zeit und Geld spart, darum geht es in diesem Blogartikel.

Tags: , , 3,5 Min. LesezeitZuletzt aktualisiert: 16. Mai 2022

Voraussetzung für die Nutzung von RPA ist in der Regel die Verfügbarkeit eines Frameworks (z.B. einer RPA-Software wie UI Path, Microsoft Power Automate, Automation Anywhere etc.), dass die nötigen Werkzeuge und Bausteine mitbringt. Man kann natürlich auch alles selbst programmieren, aber das wäre mit sehr viel Aufwand verbunden und ist daher nicht praktikabel. Solche Frameworks folgen oftmals der No-/Lowcode Idee. Das bedeutet, sie sind auch für Laien bis zu einem gewissen Grad zu programmieren und es sind nicht alleine die IT-Experten gefragt! (-> Mehr Infos zu NLC gibt’s hier.)

RPA wird bereits vielfach eingesetzt

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass in Ihrem Unternehmen bereits ein RPA-Framework lizensiert und damit der Schritt für eine Automatisierung Ihrer Prozesse klein ist. Bevor Sie loslegen sollten Sie sich jedoch folgende Fragen stellen:

  • Welche Prozesse kommen für eine Automatisierung in Frage?
  • Wo lohnt es sich anzusetzen?

Diese Fragen lassen sich beantworten, wenn wir uns anschauen, worum es bei RPA im Detail geht und uns ein paar Beispiele für die Automatisierung mit RPA vergegenwärtigen.

Was ist RPA konkret?

RPA ist Prozessautomatisierung an der Schnittstelle zum User. Allgemein gesprochen eignet sich jeder Prozess zur Automatisierung, der

  • oft ausgeführt wird,
  • gut strukturiert ist und
  • repetitiv und daher fehleranfällig ist.

Im Fall von RPA kommen noch folgende Punkte dazu:

  • wird aktuell (größtenteils) von Menschen ausgeführt,
  • es sind verschiedene unverbundene System involviert oder
  • es gibt keine technischen Schnittstellen.

In der Praxis können das z.B. folgende Prozesse / Arbeitsschritte sein:

  • Versenden von Bestellbestätigungen und der Zahlungsaufforderung
  • Ausfüllen von standardisierten Formularen
  • Bearbeitung von standardisierten Kundenanfragen (Zustellung von Dokumenten oder Kontoauszügen)

Die Automatisierung solcher, oben beschriebener Prozesse bringt natürlich Vorteile mit sich:

  • Entlastete Mitarbeiter (Zeitgewinn)
  • Wesentlich schnellere Verarbeitungszeiten
  • Produktivitätsgewinn (Bots können rund um die Uhr laufen)
  • Steigerung der Daten- und Prozessqualität
  • Allgemeine Entlastung von Ressourcen und Raum für wichtige Aufgaben

RPA ist Prozessautomatisierung an der Schnittstelle zum User.

Welche technischen Voraussetzungen benötige ich für RPA?

Das Besondere an RPA ist, dass Schritte so automatisiert werden, als würden sie von einem Menschen ausgeführt werden. Die Automatisierung setzt an dem an, was da ist: dem grafischen User Interface (GUI), das bereits von Mitarbeitern genutzt wird.

Somit benötigen Sie für die Automatisierung von Prozessen mit RPA:

  • Keine zusätzlichen Schnittstellen, weil RPA systemübergreifend arbeiten kann
  • Keine Veränderungen von Prozessen, da RPA das User Interface nutzt*
  • Lediglich eine RPA-Software

Wie finde ich geeignete Prozesse für eine Automatisierung mit RPA?

Um geeignete Prozesse für eine Automatisierung mit RPA zu identifizieren, helfen folgende Leitfragen:

  • Womit verbringen meine Mitarbeiter die meiste Zeit?
  • Gibt es Beschwerden über langweilige Tätigkeiten?
  • Bei welchen Abläufen werden häufiger kleine Fehler gemacht?

Im besten Falle kristallisieren sich als Antworten bereits konkrete Prozesse oder Abläufe heraus, die für eine Automatisierung in Frage kommen. Hier kann man dann in einem nächsten Schritt prüfen, wie die Automatisierung mit einer RPA-Software konkret aussehen kann.

RPA kann schnelle Produktivitätsgewinne oder Mitarbeiterentlastung bringen.

RPA als Wunderwaffe?

RPA ist eine Möglichkeit Prozesse zu automatisieren. Es gibt andere Automatisierungsmöglichkeiten, die beispielsweise auf einer tieferen technischen Ebene ansetzen. Die Möglichkeiten schließen sich jedoch nicht aus, sondern ergänzen sich.

Robotic Process Automation setzt am Userinterface an und ist daher so interessant für Personen, die mit dem Userinterface arbeiten. RPA kann schnelle Produktivitätsgewinne oder Mitarbeiterentlastung bringen. Mit den freigesetzten Ressourcen können dann an anderer Stelle Innovationen umgesetzt werden. Zusätzlich kann RPA eine spätere technische Automatisierung vorbereiten.

Wir schauen gerne gemeinsam mit ihnen auf ihre Prozesse und suchen nach denjenigen, die für RPA Lösungen in Frage kommen. Sprechen sie uns an.

* RPA kann Prozesse automatisieren ohne sie neu aufstellen zu müssen. Das ermöglicht erstmal signifikante Effizienzgewinne bei den bestehenden Prozessen ohne in eine tiefgreifendere Prozessoptimierung eintauchen zu müssen und Prozesse neu zu denken – mit allen damit verbundenen Herausforderungen. Aus diesem Grund ist RPA nur ein Tool in einer Automatiserungsstrategie für Ihr Unternehmen, aber ein sehr mächtiges, um die Veränderung anzuschieben.

Autor

Benedikt Eger
Head of Technology, Managing Director bei Unterschied & Macher. Mit mittlerweile jahrzehntelanger Expertise in der digitalen Produktentwicklung berate ich Kunden aus Legal und Finance. Mein Fokus liegt dabei immer darauf, die richtige Lösung für die aktuelle Challenge zu finden - sei es durch den Einsatz eines existierenden Produktes oder individuelle Implementierung.
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