Vielleicht fragen sich manche unserer Leser, weshalb es diesen Artikel überhaupt braucht. Toolanbieter einladen. Prototyp bauen. Betatest mit Powerusern starten und dann das Tool produktiv nehmen. Und bereits nach vier Arbeitsschritten ist die neue Legal Tech Lösung eingeführt. Soweit die Theorie, die Praxis sieht jedoch meistens etwas anders aus.

Tags: , , 4.3 Min. LesezeitZuletzt aktualisiert: 27. Mai 2021

So ging auch der Legal Tech Verantwortliche, Herr K., einer mittelständischen Kanzlei an die Aufgabenstellung heran. Er beobachtete den Markt der Legal Tech Lösungen schon seit einiger Zeit und ihm ist nicht entgangen, wie präsent das Contract Management Start-Up bereits in der Branche ist und einige Kanzleien bereits von höchst erfolgreichen prototypischen Implementierungen sprechen. Herr K. war motiviert und überzeugte auch alle notwendigen Sponsoren, um ebenfalls eine Pilotierung zu starten. Nach nur wenigen Wochen war gemeinsam mit dem Start-Up ein Anwendungsfall prototypisch implementiert und ein überraschend positiver Rückenwind war zu spüren. Doch dann lauerten die ersten Herausforderungen.

Es stellte sich heraus, dass ein komplexer manueller Prozess notwendig war, um die Dokumente aus der bestehenden Kanzleisoftware in das Contract Management zu übertragen. Auch wurden mit zunehmendem Praxiseinsatz Stimmen laut, die ihre wichtigsten Anwendungsfälle nicht durch die neue Lösung unterstützt sahen. Langsam schwand die Unterstützung des Projektes durch Mitarbeiter und Management immer weiter.

Was war hier passiert? Herr K. hat bei der Auswahl schon einiges richtig gemacht, einige wichtige Aspekte aber auch übersehen. Damit Ihnen das nicht auch so geht, haben wir hier die 10 wichtigsten Punkte zusammengestellt, auf die es bei der Auswahl ankommt.

Kollegen geben sich HighFive für erfolgreichen Projektabschluss.

1. "Don't put all your eggs in one basket"

Der Markt für Legal Tech Lösungen ist groß und es gibt mittlerweile eine große Anzahl an Lösungen für alle Bereiche des Anwaltsbusiness. Idealerweise startet eine Auswahl mit einer Longlist, die dann anhand der eigenen Anforderungen zur Shortlist wird und Sie am Ende die Auswahl zwischen zwei bis drei Systemen treffen, die Sie sich im Detail angesehen haben.

2. Mit dem Hersteller reden

Sobald Sie eine überschaubare Anzahl an in Frage kommenden Lösungen identifiziert haben, lohnt es sich Kontakt mit dem Hersteller aufzunehmen. Der Hersteller kennt sein Produkt in- und auswendig und kann Ihre Fragen beantworten und Ihnen ggf. auch nicht offensichtliche Features zeigen.

3. Fragen richtig stellen

Dabei ist wichtig, wie Sie ihre Fragen an den Hersteller formulieren. Eine Frage wie "Unterstützt das Produkt Workflows?" wird vermutlich einfach mit "ja" beantwortet. Eine Frage wie "Welche Möglichkeiten bietet das Produkt, um Workflows zu erstellen und auszuführen?" verlangt schon nach einer auführlicheren Formulierung.

4. Wichtig ist was Ihre Kanzlei braucht

Die allgemeinen Produktfeatures laut Herstellerwebsite lassen nicht unbedingt einen Rückschluss darauf zu, ob das auch auf die Arbeitsprozesse in der eigenen Kanzlei passt. Daher sollten Sie die Arbeitsprozesse als eine Art "Szenario" aufschreiben (also wie Sie und Ihre Mitarbeiter gerne mit dem Produkt arbeiten würden) und dieses Szenario vom Hersteller anhand seines Produkts beschreiben lassen.

5. Kosten richtig einschätzen

Manchmal kommt man nur "auf Anfrage" an die Kosten für ein Produkt ran. Wenn Sie diese Anfrage dann stellen ist es wichtig auch auf "versteckte Kosten" zu achten. Bspw. ist bei einer "pro User"-Lizensierung durchaus interessant, ob auch externe User wie Vertragspartner oder Klienten hier mitgezählt werden.

6. Bestehende Systemlandschaft nicht vergessen

Hat die eingesetzte Lösung auch noch so schöne Features, wenn es bspw. keine Schnittstelle zu Ihrer Kanzleisoftware hat oder nicht mit der bestenden Nutzerverwaltung funktioniert, kann das dazu führen, dass es nur umständlich in Ihre Arbeitsprozesse integriert werden kann. Daher sollten Sie sich zu Beginn der Auswahl klar machen mit welchen anderen Systemen die ausgewählte Lösung zusammenarbeiten muss.

7. Am Anfang schon an das Ende denken

Klar reden wir hier erstmal über die Einführung einer Lösung. Aber es empfiehlt sich auch zu prüfen was passiert, wenn Sie das Produkt mal nicht mehr nutzen möchten. Bekommen Sie bspw. alle Notizen und die Historie zu Ihren Dokumenten auch wieder aus dem System raus? Ein "Vendor-Lock-In" muss nichts schlimmes sein, aber man sollte sich dessen vorher bewusst sein.

8. Wer will schon die Katze im Sack kaufen?

Viele Hersteller bieten an, das Produkt für einen begrenzten Zeitraum auszuprobieren. Davon sollten Sie unbedingt Gebrauch machen. Vorher jedoch sollten Sie sich das Produkt und die o.E. Szenarien vom Hersteller demonstrieren lassen. Damit sehen Sie einerseits, ob die Ihre Anforderungen überhaupt abgedeckt werden und lernen andererseits das Produkt ein wenig kennen, bevor Sie es selbst ausprobieren.

9. Von den Erfahrungen anderer profitieren

Ideal ist, wenn Sie jemanden kennen, der das Produkt bereits im Einsatz hat und mit ihm über Vor- und Nachteile sprechen können. Der Produkt-Hersteller kann hier oft einen Kontakt herstellen. Sprechen Sie vor allem mit jemandem, der mehr als eine prototypische Lösung hat.

10. Nicht mit allen starten

Es ist sehr schwierig ein Produkt auf einen Schlag im ganzen Unternehmen auszurollen. Daher sollten Sie erst mal mit einer kleinen Gruppe von "willigen" Benutzern starten, die Erfahrungen sammeln und den Einsatz dann nach und nach auf das ganze Unternehmen ausweiten können.

Jetzt sind Sie dran!

Wenn Sie das nächste Mal vor der Herausforderung stehen, ein Produkt für Ihre Kanzlei auswählen zu dürfen, sind Sie mit diesen 10 Punkten jetzt bestens gerüstet, die größten Fallstricke zu umgehen.

Weiterlesen

Autor

Benedikt Eger
Head of Technology, Managing Director bei Unterschied & Macher. Mit mittlerweile jahrzehntelanger Expertise in der digitalen Produktentwicklung berate ich Kunden aus Legal und Finance. Mein Fokus liegt dabei immer darauf, die richtige Lösung für die aktuelle Challenge zu finden - sei es durch den Einsatz eines existierenden Produktes oder individuelle Implementierung.
DT&B Newsletter Logo

Insights aus den Bereichen Legal, Finance & Digital Tech. Bleiben Sie informiert.