Ein Jahr Corona hat es gezeigt. Digitales Arbeiten ist möglich und an vielen Stellen sogar förderlich. Wir zeigen wie Sie mit virtuellen Workshops (digitale) Projekte nicht nur retten sondern sogar beschleunigen können und vom Ansatz, das Zwischenmenschliche zu digitalisieren.

Tags: , , 7.9 Min. LesezeitZuletzt aktualisiert: 13. April 2021

März 2020: viele Teams stellen wegen Corona plötzlich auf Homeoffice um. Projektleiter, Scrum-Master und Product Owner stehen angesichts der Umstände plötzlich vor der schwierigen Aufgabe analoge Projekte ins Digitale zu überführen. Geplante Workshops müssen in den digitalen Raum verlagert werden.

„Wir sollen aktuell nicht reisen und ehrlich gesagt möchte ich die Gesundheit meines Teams auch nicht riskieren. Das Projekt lief aber gerade doch so gut und da soll es natürlich weitergehen. Wie machen wir das jetzt am besten?“

So teilte der Product Owner eines aktuellen Kundenprojekts seine Gedanken mit uns. Unser Gedanke: Bekommen wir hin!

Bei Unterschied & Macher arbeiten wir schon seit Jahren daran, auch remote als Team produktiv zu sein. Flexibles Arbeiten ist bei uns ganz normal. Homeoffice ist fester Bestandteil unseres Alltags und Teile des Teams arbeiten auch mal im Zug oder auf dem elterlichen Sofa.

Inspiriert von Tim Herbig’s Aussage „sobald eine Person remote ist, sind alle remote“ bei der Agile Lean Ireland 2019 haben wir bestehende Formate hinterfragt und gemeinsam mit unseren Kunden neu für uns definiert. Und dieses Wissen teilen wir natürlich gerne.

Beispielhaft dafür zeigen wir in diesem Blogbeitrag auf, wie wir mit einem Kunden remote einen Persona Workshop durchgeführt haben. Ergänzend dazu gibt es andere Formate, die wir ebenfalls als Start in das Thema „remote“ empfehlen können.

Tools durchdacht einsetzen.

Tools sind keine Lösung, sondern Lösungshelfer. Ja, auch wir freuen uns über tolle Möglichkeiten, die unser Leben vereinfachen und neue Wege öffnen. Aber wir glauben daran, dass die beste Option für den Projekterfolg im Zentrum stehen muss. Dabei kann ein Tool helfen, muss es aber nicht.

Deshalb stehen für uns beim Thema remote Workshops und Meetings auch immer zwei wesentliche Fragen im Vordergrund (die wir im Übrigen auch beim analogen Pendant so stellen):

  1. Was ist das Ziel und das benötigte Ergebnis aus dem Workshop?
    Das kann z.B. eine Roadmap sein, fünf konkrete Vermarktungsideen oder auch eine Entscheidung zu einer Kernfrage.
  2. Was sind die Rahmenbedingungen?
    Dabei geht es vor allem um den Teilnehmerkreis, die verfügbare Zeit, den Raum und die technischen Gegebenheiten.

Tools sind nur dann wertvoll, wenn man sie durchdacht einsetzt.

Remote Ideen auf den Weg bringen.

Mit der Erfahrung aus vielen Jahren bei der Entwicklung digitaler Lösungen und der Schaffung von Business Innovationen haben wir unser Vorgehen modellhaft heruntergebrochen.

Ein wesentliches Element dabei ist auch, dass das Team von Anfang an eng zusammenarbeitet. Zu Beginn eines solchen Vorhabens steht typischerweise ein Design Thinking Workshop oder sogar eine ganze Google Design Sprint Week, in der wir mit unserem Kunden gemeinsam ein großes Team bilden.

Und wie so oft geht es ja nicht nur darum, Post-it’s an Wände zu kleben und Ideen in schlanke Prototypen zu verwandeln, sondern auch um das Zwischenmenschliche. Agile Projekte werden auch dadurch erfolgreich, dass die Kommunikationswege kurz sind. Nonverbale Kommunikation ist für Teams unerlässlich, um gemeinsam kreativ zu sein und schnell gemeinsam zu agieren.

4 typische Workshops und Meetings in digitalen Projekten, die man hervorragend remote durchführen kann.

Wenn alle an anderen Orten sind wird das nun natürlich schwierig, oder? Im Gegenteil! Es kann stellenweise sogar beschleunigend wirken. Exemplarisch dafür stehen diese vier typischen Formate entlang der verschiedenen Phasen im oben genannten Vorgehensmodell, die wir mit viel Freude remote durchführen.

  1. Beim Problem Discovery Workshop profitiert das Team davon, dass man die Vorteile von gemeinsamen Post-it’s Kleben in einem strukturierten Workshop mit Recherche Breakouts schlank verbinden kann.
  2. Im Remote User Testing erhält man Zugang zu ganz anderen Nutzergruppen, die in einem frühen Produktprozess konstruktives Feedback zum Prototypen geben können – und so die Innovation beschleunigen.
  3. Im Business Model Generation Workshop wird die Idee dann in ein konkretes Geschäftsmodell gegossen. Das digitale Business Model Canvas kann in einem remote Workshop schlank um Excel-Tabellen mit Berechnungen oder Links zu Statistiken zur Wettbewerbsrecherche ergänzt werden.
  4. Und später, wenn die Idee in die produktive Umsetzung im Scrum Team kommt, können die Regelmeetings natürlich ebenfalls remote stattfinden. Sogar die Sprint Retro im Scrum Team – die ja entscheidend ist um menschliche Nähe im Team aufzubauen – eignet sich hervorragend für eine virtuelle Durchführung.

Alles was es braucht, sind eine saubere Planung und etwas Denken außerhalb der bekannten Pfade, um diese Workshops effizient durchzuführen.

Wie das im Detail geht schauen wir uns doch einfach mal anhand des typischen Persona Workshop-Verlaufs zur Problem Discovery an. 

Beispiel eines remote Workshops zur Problem Discovery

In der Einladung steht nicht wie sonst der Meeting-Raum, in dem es stattfindet, sondern eine Intro in die Tools.

In diesem Fall nutzen wir Zoom als zentralen Kommunikationskanal und MURAL als digitale Arbeitsoberfläche für das Team. Ergänzend sollen alle Teilnehmer ihre Telefone und Kopfhörer bereithalten, um zeitweise auch in Kleingruppen kommunizieren zu können.

Durchführung des remote Workshops – In fünf digitalen Schritten zum Ziel

Wir beginnen dann mit einem kreativen Warm-up. Wer denkt, remote geht das nicht täuscht sich: oft eröffnen sich so ganz neue Horizonte, um die kreativen Muskeln zu lockern und ins Thema einzusteigen. Ganz nebenbei lernt man so spielerisch die Tools kennen.

Beispiel gefällig? Im GIF-Battle stellen sich Teilnehmer mithilfe von witzigen Gifs vor zu einer Fragestellung (z.B. so sehe ich aus, wenn ich tanze). Im Spiel „Zwei Wahrheiten, eine Lüge“ schreiben Teilnehmer drei virtuelle Post-it’s mit persönlichen Informationen. Davon sind zwei wahr, eines frei erfunden. Das Team darf dann raten – sorgt garantiert für Lachen und schafft persönliche Nähe trotz räumlicher Trennung.

Die Teilnehmer starten dann anhand von vorbereiteten Fragen in eine Kreativsession, um die Personas zu identifizieren. In einer festen Timebox bearbeitet jeder selbst die Fragestellungen.

Zur Frage „typische Problemstellungen“ werden digitale Post-it’s angeheftet werden. Und ein weiterer Vorteil des remote Tools: Fragestellungen wie „Bilder, die unsere Zielgruppe beschreiben“ können digital einfacher als im analogen Workshop umgesetzt werden.

Dabei suchen Teilnehmer einfach passende Bilder im Netz oder laden Bilder vom Smartphone hoch und kopieren sie in ein gemeinsames Moodboard.

Nachdem die Zeit abgelaufen ist, wirft man gemeinsam einen Blick auf die Arbeitsergebnisse der ersten Session. Schritt für Schritt kann jede Person ihre Post-it’s vorstellen, Fragen in die Runde zurückgeben oder Impulse nutzen.

MURAL bietet dafür z.B. die „Verfolgen“ Option, sodass alle Teammitglieder einfach der Maus einer Person folgen können – und man so auch auf einem vollen Board den Überblick behält.

Diese Bestandsaufnahme bildet die Grundlage dafür, um gemeinsam in einer Diskussion das Persona Template zu befüllen, das schon vorbereitet bereit „liegt“.

Bereiche, die uns beispielsweise oft mehr interessieren als die soziodemografischen Angaben: welche Bedürfnisse und Herausforderungen haben die Person im Alltag? Was sind Ziele und Motivatoren? Und welche Einstellung hat die Person zu dem Thema, das uns gerade umtreibt?

Auch hier wieder ein Vorteil des remote Tools: durch schnell recherchierte Bilder bekommt die imaginäre Person ein Gesicht. Das sorgt dafür, dass wir als Teammitglieder emotionale Nähe zum Nutzer aufbauen können.

Mithilfe von Dot-Voting (auch das geht digital!) stimmt das Team ab: was sind die relevanten Probleme der Person, die wir lösen wollen?

Anschließend kann man schon erste Lösungsansätze aufnehmen. Diese reichen von „wir bauen ein Tool, das die Funktion XYZ erfüllt“ bis hin zu „wir als Experten zum Thema veröffentlichen Tipps in einer Fachzeitschrift“.

Am Ende gilt es, die Session effizient zu beenden. Wieder erhält jedes Teammitglied einen Moment Zeit, um offene Fragen zu notieren. Daraus können sich dann neue Aufgaben ergeben, die im Nachgang beantwortet werden müssen.

Typisch in dieser Phase ist beispielsweise, dass die Vermutungen rund um die Person noch mit Daten unterfüttert werden müssen und Rechercheaufgaben verteilt werden. Oder dass man noch mehr Informationen zu bestehenden Alternativen braucht, um eine Wettbewerbsreche gut abzuschließen.

Überführung der Ergebnisse nach dem Workshop

Im Analogen endet ein Workshop oft damit, dass man alle Arbeitsergebnisse fotografiert und digitalisiert. Manchmal in einer Power Point, manchmal als „Protokoll“ oder direkt als User Stories im Product Backlog.

Ein Vorteil eines remote Workshops an der Stelle: das digitale Ergebnis kann einfach als PDF gesichert werden und ist so direkt für alle verfügbar.

Ein positiver Nebeneffekt: Remote Workshops treiben digitales Team-Building voran.

Besonders in Anbetracht dessen, dass Teams immer öfter verteilt arbeiten, hat so ein Workshop aber noch einen anderen positiven Effekt: er treibt digitales Team Building voran. Das kann in agilen Projekten dazu führen, dass die Kommunikation auf Tickets im Sprint ansteigt. Oder dass man Meetings viel produktiver gestaltet, weil schon eine Art „digitale Etikette“ trainiert wurde.

Fazit: remote oder analog? Beides!

Unsere Erfahrung hat gezeigt: wichtig ist, dass das Team konstruktiv auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet, egal ob man sich am selben Ort befindet oder nicht. Wir arbeiten weiterhin gerne alle zusammen in einem Büro und wir lieben es, mit unseren Kunden in produktiven Workshops im Projekt Wert zu schaffen.

Dafür hebeln wir die Mittel die wir haben. Und wenn es aus welchen Gründen auch immer sinnvoller ist, einen Workshop remote durchzuführen, dann tun wir das eben und führen die Teams unserer Kunden zum Erfolg. Ganz nach unserem Motto „Make it happen“.

Autor

Lara Ludwig
Senior Strategy and Business Consultant